E-Mail-Texterstellung

Ablauf

Das Texten eines guten und erfolgreichen Mailings folgt einem Ablauf, der sich an dem Entwurf guter Texte oder Briefe im Allgemeinen orientiert. Deshalb werden die Begriffe Mail oder Brief als Synonym verwendet. Im engeren Sinne hat die Texterstellung einer Mail folgenden Ablauf, welcher im Einzelnen erläutert wird:

1. Stoff- und Faktensammlung

2. Strukturierung und Gliederung

3. Rohentwurf

4. Bearbeitung

5. Endredaktion

1. Stoff- und Faktensammlung

Es gibt eine Vorbereitung zur Erstellung des Mailings. Mailings werden immer an eine konkrete Person der Zielgruppe versendet. Deshalb ist es vorteilhaft, die besten Informationen für den Adressaten herauszusuchen und ihm diese zukommen zu lassen. Nur die für ihn wichtigen Informationen werden zur Kenntnis genommen und behalten. Aus diesem Grund wirken auch lange und unübersichtliche Nachrichten negativ auf den Leser ein.

Zunächst wird sinnvolles Material in Form von Fakten, Informationen und Bestätigungen gesammelt, um die Hauptaussage der Mail zu stützen. Gute Texte brauchen einen guten Inhalt. Die Vorbereitung und Stoffsammlung sollte also gut gewählt sein. Ein lebendiger und griffiger Aufmacher eignet sich hervorragend, um Interesse beim Leser zu wecken. Illustrationen verbildlichen Aussagen und Informationen zusätzlich. Ebenso eignen sich Bezüge zu aktuellen Themen, sowie Statistiken und Analysen zur Veranschaulichung als bewährtes Mittel zum Aufmerksamkeitsgewinn. Es gilt alles zu sammeln was zu der Hauptaussage passt. Wichtig ist ebenfalls, alle Fakten, Informationen und Bestätigungen zu prüfen.

2. Strukturierung und Gliederung

Nachdem die Stoffsammlung vervollständigt wurde, sollte nun das Material planmäßig strukturiert werden. Eine E-Mail wird deshalb in Absätze unterteilt. Drei Absätze eignen sich hervorragend als Gliederung einer sinngemäßen E-Mail. Dabei werden die Grußfloskel, die Einleitung und der Abspann nicht mitgezählt.

Das Mail-Marketing sieht es vor, gerade zu Beginn einer E-Mail fesselnde Aussagen zu machen, um Aufmerksamkeit zu gewinnen. Wichtige Informationen sollten daher nicht erst am Ende der Nachricht enthalten sein, sondern als starker Einstieg dienen. Im einfachsten Fall in Form einer Zusammenfassung.

Die Struktur der drei Abschnitte sollte schlüssig sein. Eine Aufzählung gilt es zu vermeiden, da diese langweilig und ermüdend wirkt. Wichtig ist, das Leserinteresse zu halten und die Informationsblöcke logisch und sinnvoll zu gewichten. Der erste Absatz lockt mit einem Ergebnis oder einer überraschenden Schlussfolgerung. Der zweite Block eröffnet die Vorteile des Angebotes und der Abschlussabschnitt führt auf die gewünschte Aktion hin. Ist diese Aktion komplex, muss sie entsprechend erklärt werden (siehe: Formulierung).

3. Rohentwurf

Die erste Phase des Rohentwurfs verfolgt nur ein Ziel: Rohtext produzieren. Während des Prozesses des Schreibens müssen Blockaden und Hemmungen abgebaut werden, um den Schreibfluss nicht zu unterbrechen. Die spätere Überarbeitung des Textes fordert die wesentliche Arbeit.

Der Rohentwurf der Mail sollte einige Fragen beantworten:

Wer schreibt mir?

Warum gerade mir?

Habe ich Bedarf?

Welche Vorteile habe ich?

Wer beweist das (keine Behauptungen)?

Wo kann ich mehr erfahren?

Was soll ich tun?

Anhand der Beispielmail können Sie sich einen Eindruck über die kommentierte Rohfassung einer solchen E-Mail verschaffen. Sind alle Fragen direkt oder indirekt beantwortet, ist die Hauptaufgabe zu bearbeiten – die Bearbeitung.

4. Bearbeitung

Dieser Schritt dient der Überarbeitung der Rohfassung. Bei der Bearbeitung des Textes sind Geduld, Kreativität und Ausdauer gefragt. Um an Qualität zu gewinnen, muss der Inhalt des Werkes mehrfach überarbeitet werden. Denn auch nach der zweiten Abwandlung, finden neue Ideen den Weg in das Werk.

Als Ausgangspunkt für die Bearbeitung dient die Textfassung mit der Beantwortung der bereits genannten Fragen. Die Wortwahl und die Optimierung der Sätze sind erste Anlaufstelle der Überarbeitung. Danach wird nochmal an der Überzeugungsqualität der Headline gearbeitet.

Eine aufwändige und korrekte Bearbeitung kann den gesamten Text nochmal neu erscheinen lassen und völlig umgekrempelt werden. Konkrete Hinweise zur Texterstellung stehen als PowerPoint-Präsentation zur Verfügung.

5. End-Aktion

Ob ein Text sinnvoll ist und sein Ziel erreicht, kann meist ein unbefangener Leser beurteilen, welcher unvoreingenommen über den Textinhalt bewerten soll. Ist der Text verständlich? Bleibt der Leser neugierig? Werden die Intention und das Ziel verstanden? Wird Ihrer Aufforderung gefolgt? Besteht Motivation zur Reaktion?

Wenn der Ablauf gut durchdacht und der Mailtext überzeugend geschrieben sind, besteht der letzte Schritt aus der Formulierung der Betreffzeile. Dieser sollte hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn allein sie entscheidet bei E-Mails über den Erfolg. Die meisten Internet-Nutzer haben keine Vorschau für Ihre E-Mails eingestellt. Mit der Betreffzeile motivieren Sie den Empfänger, die E-Mail zu öffnen.